יש לך זמן?

מאת: אסנת חזן, יעוץ לאנשים המובילים שינוי-פיתוח ארגוני ואימון אישי

הכותבת היא פסיכולוגית ארגונית ומאמנת, מוסמכת מטעם מכון רובינס-מדנס בהתערבות אסטרטגית. www.osnathazan.com

התחלה של שנה חדשה היא זמן טוב לעצור לרגע ולהתבונן לאחור: מה השגתי השנה? מה רציתי להשיג ולא הספקתי? ומה עושים עם החויה הזו, שתמיד אנחנו רוצים להספיק יותר, שתמיד חסר לנו זמן…?
"אז תקום שעה קודם" אמרו הגששים, ונראה שהעולם שלנו אכן עושה את זה, והקצב רק הולך ומתגבר. הטאבלט והנייד מאפשרים לנו להיות נגישים לכל דבר, מכל מקום ובכל רגע, וגורמים לנו להיות "מותקפים" במידע- לאן שלא נסתכל נמצא דברים שאנחנו רוצים לראות, או מטלות שאנחנו צריכים לבצע. ככל שהקצב מתגבר, התחרות על תשומת הלב שלנו גדלה, והניהול העצמי הופך להיות יותר ויותר קריטי: אם לא נגדיר לעצמנו מטרות, נמצא שאנחנו כל הזמן ממלאים מטרות שאחרים הגדירו בשבילנו.
כשהטלפון מצפצף על כל וואטס-אפ, מייל, או תגובת פייסבוק, קשה לנו מאוד להתרכז במשימה שבה אנחנו עוסקים כרגע. אנחנו חיים בתוך סביבה שמייצרת הפרעת קשב. תבדקו את עצמכם: כמה חלונות פתוחים במחשב שלכם עכשיו, כשאתם קוראים את הקטע הזה? כמה התראות הטלפון שלכם השמיע במהלך הדקה האחרונה שבה קראתם? כמה מיילים פתוחים שעדיין לא טיפלתם בהם? ואפילו אם ביטלתם את ההתראה הקולית לכל מייל שנכנס, והשארתם רק את האייקון הקטן בתחתית המסך, האם אתם יודעים כמה מיילים חדשים נכנסו בדקות האחרונות? כל הנושאים הפתוחים האלו מייצרים רעש במערכת הקשב שלנו, כמו חבילת חוטים פרומים שהתערבבו וכל אחד מוביל לכיוון אחר. ה"רעש" הזה במערכת מגביר את תחושת הלחץ, מקטין את היכולת שלנו לחשוב בבהירות ולמצוא פתרונות יצירתיים, מגביר את חוסר הסבלנות שלנו לאחרים, ויוצר חוויה של תסכול. "אם אני כל הזמן לא מספיקה, אז אני לא מספיק טובה" אמרה לי מנהלת אחת בייאוש.

אז מה עושים קודם?

"העיקר להתחיל בעיקר" כתב סטיבן קובי, ועכשיו יותר מתמיד אנחנו נדרשים להגדיר: מהו העיקר? מה באמת חשוב לי? מה יביא אותי למקום שבו אני רוצה להיות בסוף השנה? מתחילים מהתמונה השלמה, ומחלקים אותה לצעדים שבדרך. הזמן שתקדישו עכשיו לתכנון יחסוך לכם הרבה מאוד זמן והרבה מאוד תסכול בהמשך השנה, אז שווה להשקיע אותו!

פחות זה יותר. מחקרים מראים שבחירה של מעט מטרות גורמת לנו להשיג הרבה יותר מאשר הגדרה של רשימת מטרות ארוכה. בחרו שלוש מטרות שאתם מחוייבים אליהן השנה, והגדירו אותן באופן שיגרום לכם לרצות לקום בבוקר ולהשיג אותן. רשמו לעצמכם למה זה כל כך חשוב לכם? מה אתם מוכנים לעשות כדי להשיג אותן? מה יקרה אם לא תעשו את זה?

הגדירו את כללי המשחק: כדי להתמקד במטרות, צמצמו ככל האפשר את ההפרעות בסביבה. אנחנו לא יכולים לבטל את הפרסומות שרצות על המסך, אבל אנחנו יכולים לבטל את ההתראות על הופעת מייל חדש או לכבות את הווליום בנייד בזמן משימה שדורשת חשיבה. אם הייתם עכשיו בפגישה אישית עם נשיא המדינה, הנייד היה נשאר בחוץ, נכון? אז אולי אפשר להשתיק אותו גם כשנכנסים לפגישה אישית עם עצמנו?

מנות קצובות: הרבה פעמים אנחנו דוחים משימות גדולות או קופצים באמצע למשימות קטנות, רק כדי לקבל את הרגשת הסיפוק בסיום משימה, את תחושת ההישג בהשלמת המשימה. איך ליצור תחושת הישג במשימות הגדולות? חלקו אותן לחלקים קטנים. הגדירו זמנים ברורים, ונסו להשלים את החלק לפני שאתם עוברים למשימה אחרת. הנקודות מתחברות רק כשמסתכלים לאחור- הסתכלו על ההתקדמות גם אם עדיין לא השגתם את המטרה במלואה.

להשאר במסלול: כדי להתמקד במטרות לאורך כל השנה, ולא רק בחודש הראשון, רשמו אותן במקום בולט. השתמשו בתמונות שיעזרו לכם לזכור למה בחרתם את המטרה הזו? למה זה כל כך חשוב? שימו לעצמכם תזכורות בנייד או במחשב, תלו תמונה קטנה ליד המיטה, הדביקו בארנק מדבקה עם משפט- כל דבר שיעזור לכם לחזור למסלול.

מילה על האגדה האורבנית של מולטי טאסקינג: הקשב שלנו מתמקד בכל פעם במשימה אחת, ועובר במהירות בין משימה למשימה. כשאני גם בודקת מיילים וגם מדברת בטלפון, אני גם לא נוכחת במלואי בשיחה, וגם לא קוראת את המייל במלוא הקשב. גם כשנדמה לי ששמעתי כל מילה, אני מפספסת חלק מהמידע- בעיקר את זה שנמצא בין המלים…

נוכחות היא המפתח: כשאני נמצאת בנוכחות מלאה, אני ממוקדת במה שאני עושה, בעצמי או בסביבה, אני מפנה את הקשב שלי מתוך כוונה, ולא כתגובה לגירוי חיצוני. במצב כזה היכולות שלי מחודדות: אני מסוגלת להבין טוב יותר את הסביבה ואת עצמי, לקבל החלטות, למצוא פתרונות, לווסת רגשות. תרגול מדיטציה ונשימה מגבירים את היכולת שלי להיות במצב של נוכחות מלאה. אפשר להתחיל בתרגילים פשוטים:

• עצמו עיניים והתמקדו בנשימה. נסו להרגיש את האויר כשהוא נכנס ויוצא דרך האף.
• הניחו יד על הבטן וקחו נשימה עמוקה שתמלא את הבטן, וכשאתם נושפים, רוקנו את הבטן כך שהיא מתקרבת לגב.
• קחו נשימה איטית כשאתם סופרים עד 4, ונשפו לאט עוד יותר, בספירה עד 8
• קחו נשימה, והפעם עיצרו את האויר וספרו עד 8, ואחר כך נשפו בספירה איטית.

תרגילים פשוטים ויום יומיים יגבירו את היכולת שלכם להיות נוכחים, לפעול מתוך בחירה ולא רק כתגובה. הנוכחות מגבירה כמובן את היעילות- המשימות יקחו הרבה פחות זמן כשתהיו ממוקדים; אבל בעיקר מגבירה הנוכחות את האפקטיביות- בנוכחות מלאה אני מביאה הרבה יותר מעצמי לכל מקום שבו אני נמצאת. אנשים חשים את הנוכחות שלכם, ויודעים להבחין מתי אתם נמצאים בנוכחות מלאה. לילדים יש רגישות גבוהה במיוחד לנושא, והם תמיד יודעים מתי אנחנו איתם, ומתי המחשבות שלנו במקום אחר…ככל שתתמידו בתרגול, תראו את התגובות של הסביבה משתנות. תוכלו להשיג את המטרות שלכם, להעלות את הסטנדרטים, ולהנות מהדרך.