ברכות על תפקיד המנהל החדש! המאמר הזה יעזור לך לעשות סדר ולקבל בהירות בתהליך הכניסה לתפקיד
מאת: אסנת חזן, יעוץ לאנשים המובילים שינוי – תהליכי שינוי ופיתוח ארגוני ואישי
הכותבת היא פסיכולוגית ארגונית ומאמנת, מוסמכת מטעם מכון רובינס-מדנס בהתערבות אסטרטגית. www.osnathazan.com
תפיסת תפקיד המנהל החדש צריכה להתמקד בשתי משימות אסטרטגיות: התמקמות ולמידה
בין אם זו הפעם הראשונה שלך בניהול ובין אם ניהלת בעבר, כשנכנסים לתפקיד חדש עומדות בפניך שתי משימות מרכזיות. האחת היא משימת הלמידה– הגעת לתפקיד הניהולי בזכות כל מה שכבר צברת: יש לך ידע, ניסיון, כישורים, תפיסת תפקיד ניהולית, ערכים ומוטיבציה בעזרתם הצלחת עד היום, ולכן גם קיבלת את המינוי. יחד עם זאת יש לך הרבה מאוד דברים חדשים ללמוד, וכמנהל חדש אתה נדרש לנהל את תהליך הלמידה שלך- לראות את התמונה השלמה, להחליט מתי ואיך לצלול לפרטים, ולתעדף נכון. כל אלה חשובים כדי לא ללכת לאיבוד ומרוב עצים לפספס את היער, כמו שאמר לי מנהל שליוויתי בתהליך הכניסה לתפקיד "הקדשתי שעות כדי ללמוד לעומק את המערכת שאיתה עובדים כאן, אז לא הספקתי לשתות קפה עם אנשים ממחלקות אחרות. אתמול גיליתי שהיתה פגישה חשובה והמנהל שלי אפילו לא שם לב שאני לא זומנתי אליה!"
כדי לא להישאר בעמדת המתלמד לאורך זמן, יש להקדיש תשומת לב גם למשימה האסטרטגית השניה, משימת ההתמקמות: איך תוכל "להתיישב" בנוח על כיסא המנהל החדש? לפעולות הניהוליות שלך בחודשים הראשונים בתפקיד יש משקל גדול, ולכל החלטה שתיקח יש משמעות, למשל: איך אתה מגיב לאיחורים? מנהל שיעצתי לו שאל אותי: "בישיבות הצוות הראשונות חתכתי החלטות, רציתי שיבינו שיש להם עסק עם מנהל רציני. מאוחר יותר גיליתי שהם לא משתפים אותי בבעיות של המוצר, יכול להיות שקצת הגזמתי?" כדי לא לקבל החלטות פזיזות וליצור מרחק מהאנשים שעובדים איתך, נתחיל בפירוט משימת הלמידה- איך לומדים מבלי לאבד את הסמכות הניהולית? ובמה חשוב להתמקד?
ארבעה כללים איך ללמוד תמי"ד בצורה אפקטיבית, בזמן כניסה אל תפקיד מנהל חדש
למידה היא אחת המיומנויות החשובות ביותר בעולם שלנו, שבו קצב השינוי רק הולך וגובר, וכדי להיות מנהלים רלוונטיים אנחנו צריכים כל הזמן ללמוד, או כמו שאמרה המלכה מאליס בארץ הפלאות "את חייבת לרוץ הכי מהר שאת יכולה כדי להישאר במקום". ארבעה כללים יעזרו לך להפוך כל למידה לאפקטיבית, וכדי שיהיה קל לזכור אותם נתתי להם את ראשי התיבות תמי"ד:
תודעה של מתחילים– למידה היא תהליך שינוי, לכן חשוב לגשת אל למידה של תחום חדש מתוך ענווה, לגייס את נקודת המבט הסקרנית, לא להניח שאתה כבר מכיר ויודע אלא להתבונן מחדש גם על הדברים המוכרים ולהתכונן להיות מופתע. מרסל פרוסט אמר "מסע התגליות האמיתי אינו לראות נופים חדשים, אלא לראות את הנוף בעיניים חדשות".
מיישם או כותב– הלמידה הכי אפקטיבית מתרחשת תוך כדי עשייה, ולכן הגישה של On the Job Training היא הדרך המהירה ביותר להפנמה. כל מה שניתן ליישם במיידי, פשוט תעשה את זה – כמה שיותר מהר לעבור מהשלב שבו אתה צופה במישהו אחר לביצוע עצמאי שלך. מה שלא ניתן לבצע, תכתוב במחברת: לכתוב בעט, גם אם אתה כבר לא בטוח שהכתב שלך קריא… אפילו אם נולדת עם הנייד ביד, בעולם של הקלדה עיוורת, מחקרים מראים שכתיבה בעט מפעילה חלקים נרחבים ומעוררת תהליכי הטמעה במח, ותאפשר לך לזכור הרבה יותר.
יכולת ניהול רגשי– מתי אתה לומד הכי טוב, כשאתה מתוסכל ולחוץ מכמות הנושאים שצריך להספיק, או כשאתה סקרן ומתלהב? היכולת לנהל את הרגשות מתחילה במיקוד הקשב פנימה, והגברת המודעות למצב הרגשי שלך ברגע זה, כמו למשל בתרגול מיינדפולנס. תשאל את עצמך: מה אתה מרגיש בדיוק עכשיו? מהי רמת האנרגיות שלך? איפה בגוף אתה מרגיש את הלחץ? אפשר לקחת שלוש נשימות עמוקות ואיטיות, או לשנות את תנוחת הגוף לנוחה יותר, כדי להחזיר את הפוקוס ולייצר לעצמך תנאים שבהם תפיק יותר ערך מהלמידה.
דוגמא אישית– אומרים שדוגמא אישית היא לא הדרך הטובה ביותר ללמד בני אדם, היא הדרך היחידה. כשאתה רוצה ללמוד בצורה אפקטיבית, תחשוב על מישהו חשוב (בעבודה, במשפחה, מבין החברים) שיכול להשתפר ולהרוויח מהתחום החדש שאתה לומד, ותלמד מתוך כוונה ללמד אותו. ככל שהלמידה שלך תהיה דוגמא אישית לאחרים, ההפנמה שלך תהיה טובה יותר.
בכניסה לתפקיד ניהולי, קיימים שלושה תחומי למידה מרכזיים, נוכל לזכור אותם בקלות בעזרת ראשי התיבות מש"ל:
משימה: מהי המשימה המרכזית של היחידה שאתה מנהל? בשביל מה קיימת היחידה? קיימות הגדרות פורמליות וגם הרבה מידע בלתי פורמלי שתצטרך לאסוף בארגון. ברגע שתדע לענות על השאלה הזו, יהיה לך קל לקבוע את סדרי העדיפות במגוון המשימות ולקבל החלטות, אחת הראשונות שבהן קשורה לתפקיד שלך: מה אתה צריך לעשות בעצמך כמנהל על מנת לקדם את השגת המטרות של היחידה, ואיפה אתה נדרש להאציל סמכויות?
שותפי התפקיד: מיהם השותפים המרכזיים שלך להצלחה בתפקיד? יש לפחות שלושה סוגי שותפים להצלחה שלך בתפקיד: המנהל שלך, העובדים של היחידה והממשקים העיקריים בתוך הארגון.
נתחיל בעובדי היחידה- ככל שתשקיע זמן למידה בתחילת הדרך ותכיר כל אחד מהאנשים, כך יהיה לך קל יותר לנהל אותם בהמשך. בימים הראשונים בתפקיד, מומלץ לקיים שיחת היכרות ותיאום ציפיות אישית, לזהות את החוזקות והאתגרים של כל אחד מהם כדי לדעת: איפה נכון להשקיע את תשומת הלב הניהולית? איך להגדיר לכל אחד מטרות ברורות? איך להעצים כל אחד מהאנשים שאיתי? כמו שאמר לי אחד המנהלים שהתקדם מתוך הצוות שלו: "אף פעם לא חשבתי על חברי הצוות שלי ככה, זה ממש כאילו אני צריך להכיר אותם מחדש".
שותף מרכזי להצלחה שלך הוא המנהל הישיר, וחשוב להבין ממש בתחילת הדרך את נקודת המבט שלו – מה ייחשב בעיניו הצלחה? התקשורת ביניכם היא גורם קריטי בהצלחה, ומומלץ לתאם ציפיות למשל לגבי התיזמון והאופן של העברת המידע – אתה לא רוצה להציף מצד אחד, ומצד שני אל תגיע למצב שבו המנהל צריך "לרדוף" אחריך.
מיהם הממשקים המרכזיים בארגון שאיתם היחידה שלך עובדת? לאיכות שיתוף הפעולה הפנים ארגוני יש השפעה משמעותית על ההצלחה שלך בתפקיד. בתחילת הדרך צריך להשקיע זמן ותשומת לב כדי ללמוד להכיר אותם ולבסס תקשורת אפקטיבית עם כל אחד מהם.
לקוחות וגורמים מרכזיים מחוץ לארגון, כמו קבלני משנה, מתחרים או ספקים חיצוניים: כמו שאין אדם שהוא אי בודד, כך אין ארגון שמתנהל בתוך ואקום, וכמנהל חדש אתה צריך ללמוד את מאפייני הסביבה, המגמות בשוק, מהם היתרונות של החברה שלך לעומת המתחרים המרכזיים בתחום? מה אפשר ללמוד מהמתחרים? מיהם השותפים הפוטנציאליים?
בארגון גדול ומסודר, מישהו כבר מחכה לכם עם תכנית למידה סדורה של כל תחומי המש"ל, אבל האחריות ללמידה היא בידיים שלך. רוצה לעשות את זה יחד? אני מזמינה אותך לקבוע שיחת יעוץ ראשונה בחינם, שבה נוכל למפות את תחומי הלמידה, להגדיר מטרות ברורות בכל אחד מהם, ולזהות את הדרכים הכי יעילות ואפקטיביות ללמוד ולהתמקם.
התמקמות בתוך תפקיד המנהל בארגון - לגלות את ה(י)סודות
כניסה לתפקיד ניהולי חדש היא הזדמנות לבנות מערכות יחסים על בסיס איתן, שבנוי על שני יסודות, כפי שמגדיר פרופ' יצחק אדיג'ס: אמון והערכה הדדית.
אמון הוא כמו כרטיס הביקור שלך. כשאתה אומר משהו ועומד בו, אנשים מתחילים לסמוך עליך. למשל, אם הבטחת לעובד משוב בזמן, תדאג לקיים. לעומת זאת אם קבעת שיחות אישיות ואתה חוזר ודוחה אותן- אתה פוגע ביסוד האמון. כשאתה פועל בשקיפות ומשתף את הצוות בשינויים חשובים בארגון, אתה מחזק את האמון. אמון לא מתבטא רק במלים, אלא בעיקר במעשים: כשאתה מגבה את העובדים שלך, הם ידעו שיש להם על מי לסמוך. כשאתה פתוח לביקורת ומודה בטעויות, הם ירגישו בנוח לשתף אותך בקשיים ולהצביע על נקודות תורפה או בעיות שאתה עדיין לא מכיר. כשסומכים עליהם, אנשים יהיו הרבה יותר פתוחים, מוכנים להקשיב, לקחת סיכון ולהודות בתקלות. כשנמצאים במערכת יחסים של אמון, התפקוד משתפר ואיתו היכולת למצוא פתרונות יצירתיים, ומידת המחוברות – התחושה הטובה של אנשים הנמצאים "במקום הנכון", מוכנים להשקיע ומרגישים שמשקיעים בהם, מתפתחים וגדלים ביחד עם הצוות והארגון כולו לאורך זמן. כדי להוביל את היחידה שלך למצב הזה של win-win צריך להשקיע בבניית אמון, אבל לא רק באופן אישי עם כל אחד מהאנשים, אלא גם ביצירת מערכת יחסים מבוססת אמון בצוות כולו. החוקרת איימי אדמונדסון הגדירה את המושג של ביטחון פסיכולוגי, והחוקרים בגוגל מצאו שהוא "המרכיב הסודי" המאפיין הכי חשוב שמוביל לביצועים מעולים של צוותים. ביטחון פסיכולוגי הוא המצב שבו כל אחד מהאנשים בצוות שלך מרגיש שייך, סומך על האחרים, יודע שרואים אותו, ומותר לו להביע את דעתו גם אם הוא לא חושב כמו כולם. זה מגיע ביחד עם ההבנה שאף אחד לא מושלם, מותר לטעות מבלי להסתיר את הטעויות, כדי שכולם יוכלו ללמוד ולהשתפר. למנהלים חדשים זה יכול להיראות אתגר גדול: "כן, זה ברור שאני לא יודע הכל, הרי אף אחד לא מושלם" אמר לי אחד המנהלים, "אבל ממש להגיד שאני לא יודע? להודות בטעות? זה לא יגרום להם לזלזל בי?" הוא ממש נחרד מהרעיון. כולנו רוצים להיראות טוב, לבסס את הסמכות שלנו, להיות צודקים. כדי לבנות מערכות יחסים שיחזיקו לאורך זמן, חשוב יותר להיות אנושיים, ולקבל את זה שאנחנו לא תמיד צודקים. מנהל שמסכים להראות את הפגיעות ולדבר בכנות על הטעויות שלו, מאפשר גם לאחרים להיות אותנטיים, להביא את היכולות הייחודיות שלהם, ביחד עם החסרונות והצדדים הפחות מחמיאים, ובמקום להחביא אותם – ללמוד, לשפר ולהתפתח.
זה בדיוק מה שמבסס את היסוד השני של מערכת היחסים: הערכה הדדית.
כולנו רוצים להרגיש שרואים אותנו, שמעריכים את מה שאנחנו עושים, ולא רק כשהצלחנו להגיע לתוצאות – אם צוות עבד קשה כדי לעמוד ביעדים, תראו להם שאתם מעריכים את המאמץ. הערכה מבוססת על ההבנה שיש מקום למגוון נקודות מבט. מתוך הבנה שאף אחד לא יכול לראות הכל, אנחנו מבינים ומקבלים את הרעיון שיש ערך אמיתי לדעה של חברי הצוות האחרים, במיוחד לדעות שונות, יש מקום של כבוד לתחומי מומחיות שונים בתוך הצוות, ויש פרגון להצלחות של אחרים.
למנף את החוזקות ולהמשיך לצמוח בעזרת ניסוח האני מאמין שלי כמנהל
מהו לדעתך הכלי הכי חזק להתפתחות אישית ולצמיחה ניהולית? לדעתי זו המראה. כמנהלים, אתם מובילים צוותים, מקבלים החלטות ומתווים דרך. אבל לפעמים שוכחים לעצור לרגע ולהתבונן פנימה. מהם הערכים שמנַחים אותך? מהן החוזקות הייחודיות שלך? וכיצד הן באות לידי ביטוי בניהול? אחת הדרכים להתבוננות אפקטיבית במראה, שמסייעת להתפתחות ניהולית היא ניסוח אני מאמין ניהולי. מסמך זה, המשקף את תפיסת העולם הניהולית שלך, משמש כמצפן פנימי וכמקור השראה. הוא מאפשר לך לזהות את הערכים המרכזיים שמניעים אותך, להגדיר את החזון שלך כמנהל ולתקשר אותו בצורה ברורה לשותפי ההצלחה שלך בתפקיד.
כשמגדירים את "האני מאמין הניהולי", מתחייבים לעקרונות ולערכים. לדוגמא, מנהל שליוויתי הגדיר בראש רשימת הערכים שלו: מצוינות, שקיפות והעצמת עובדים. תהליך הכתיבה עצמו מהווה הזדמנות לגילוי, בחירה והחלטה: מהן החוזקות הייחודיות שלך כמנהל? ואיך תביא אותן לידי ביטוי?
לאחר גיבוש האני מאמין, חשוב להשתמש בו ככלי עבודה, ולהשוות את מה שכתבת עם הפעולות שאתה מבצע ביום יום הניהולי: האם ההחלטות שקיבלת תואמות את הערכים שהגדרת? האם אתה ממנף את החוזקות שלך בצורה אופטימלית? כאשר אותו מנהל בחן את עצמו בכנות, הוא זיהה שמיקוד יתר בתוצאות מצוינות גרם לו לוותר על הערך של העצמת עובדים, והגדיר תהליכים לשיפור קבלת ההחלטות על חלוקת המשימות בצוות, והשקיע בהכשרות מקצועיות ותכנית לחניכה אישית לחלק מחברי הצוות.
אומרים שהנקודות מתחברות רק כשאנחנו מסתכלים לאחור, וייתכן שעכשיו, ברגעים הלחוצים של היומיום, קשה לראות את התמונה השלמה. בדומה לשנה הראשונה לחיים, בה תינוק עושה את קפיצת ההתפתחות הגדולה ביותר שלו, גם תהליך של כניסה לתפקיד לוקח זמן.
קח את הזמן לעצור ולהתבונן על הדרך שאתה עושה, לחגוג הצלחות ולתקן את הכיוון כשצריך. ההתפתחות האישית שלך משפיעה על כל המעגלים שסביבך, ובבחירה להיות מנהיג של אנשים יש הזדמנות להוביל דרך עבור אחרים – לעזור להם לסמן מטרות, לתת כלים ולחגוג הצלחות, לגדול ולגדל יחד.
האני מאמין הניהולי הוא כלי חי, המתעדכן ומתפתח יחד איתך. ככל שתצמח כמנהל, כך גם תפיסת העולם שלך תתגבש ותתחדד. חשוב לשוב ולבחון אותו מדי פעם, ולוודא שהוא עדיין רלוונטי ומשרת את המטרות, ומסייע לך להתפתח, ולהוביל בדרך של מנהיגות אותנטית.
לסיכום, כניסה לתפקיד ניהולי חדש היא הזדמנות מרגשת לצמיחה והתפתחות. כדי להצליח בתפקיד, חשוב להתמקד בשתי משימות עיקריות: למידה והתמקמות. במאמר זה תיארנו דרכים ליצירת למידה אפקטיבית תמי"ד (תודעה של מתחילים, מיישם או כותב, יכולת ניהול רגשי ודוגמא אישית). הדגשנו את החשיבות בתהליך מיפוי מש"ל תחומי הלמידה (משימה, שותפי תפקיד פנים ארגוניים ולקוחות וגורמים בסביבה החיצונית לארגון). גילינו את שני היסודות לבניית מערכות יחסים אפקטיביות: אמון והערכה הדדית, ונתנו דגשים לניסוח האני מאמין הניהולי.
"גם מסע של אלף מייל מתחיל בצעד אחד" – אל תישאר לבד במסע החשוב של כניסה לתפקיד ניהולי חדש, כמו בהמראה של מטוס, לצעדים הראשונים יש השפעה משמעותית על הדרך כולה.
לחץ כאן לקביעת פגישת ייעוץ לכניסה אפקטיבית לתפקיד ניהולי חדש.