הרשמה לקבלת מאמרים בניהול

פוסטים אחרונים בטד

איך קולטים פה? קליטה אפקטיבית של עובד חדש

מאת: אסנת חזן- יעוץ לאנשים המובילים שינוי www.osnathazan.com

זוכרים את הפעם הראשונה שפגשתם את בן/בת הזוג? את שיעור הנהיגה הראשון שלכם? להתחלות יש חשיבות מיוחדת, ואם “התחלנו ברגל ימין” אנחנו מאמינים שגם ההמשך יהיה כזה, לעומת זאת אם “קמנו על צד שמאל”, הרבה יותר קשה להתחיל את היום… תחילתו של תפקיד חדש היא קצת כמו המראה של מטוס, אנחנו צריכים להשקיע הרבה מאוד אנרגיה, ולהיות מאוד מדויקים: סטיה של 2 מ”מ בזוית ההמראה יכולה להתבטא בשינוי של עשרות ק”מ בהגעה ליעד… בדומה לכך, קליטה של עובד חדש יכולה להמריא במהירות לשילוב יעיל בעבודה, כשהעובד לומד את תפקידו ומתחיל לתרום לארגון מתוך מחויבות, תחושה של סיפוק ושביעות רצון; לעומת זאת תהליך הקליטה עלול להתרסק ולהוביל למצבים של תסכול, בזבוז זמן ומשאבים של העובד והצוות כולו, ועזיבת הארגון בתוך זמן קצר יחסית, במחירים כבדים.
אז איך מנהלים תהליך קליטה מוצלח לעובד חדש? תהליך שיסייע לו להפוך לעובד פרודוקטיבי, מעורב ויוזם, ולהשאר בארגון לאורך זמן? ומה התפקיד שלי כמנהל בתהליך? במאמר זה נתאר שישה שלבים שיעזרו לך לעשות סדר בתהליך קליטה אפקטיבי.

שישה שלבים בקליטת עובד אפקטיבית:
1. מתכוננים: הכנות לקראת הגעת העובד
2. מגיעים: היום הראשון בעבודה
3. מתחילים: שבוע-שבועיים ראשונים
4. ממשיכים: החודש הראשון
5. מתבוננים: כעבור רבעון-חצי שנה
6. חוגגים: שנה בארגון!

שלב ראשון- מתכוננים: הכנות לקראת הגעת העובד
הכנות טכניות- עוד בטרם הגיע העובד לארגון, חשוב להכין את כל התנאים לקראת בואו: עמדת מחשב, רכב, כרטיס עובד, ושאר הפרטים הקטנים שיעזרו לו להרגיש רצוי. בהכנות האלה ישתתפו כל בעלי התפקידים הרלוונטיים, כגון: משאבי אנוש, קצין הרכב, מערכות מידע, ובכך ישתלבו אנשים נוספים המצפים לעובד החדש.
למה זה כל כך חשוב?
כניסה לארגון חדש היא תהליך של שינוי, הדורש מהעובד ללמוד דברים רבים בזמן קצר, ולהסתגל למציאות חדשה. אל מול חוסר הודאות, אנשים מחפשים דרכים להחזיר לעצמם את תחושת הביטחון, ועסוקים במגוון שאלות: מה מצפים ממני? האם אני מתאים? איך עובדים כאן? מהו קוד הלבוש? עובד שמגיע למקום שהתכונן עבורו, מרגיש פחות לחוץ ויותר בטוח, מקבל את המסר שהוא מספיק חשוב, כיון שטרחו להשקיע זמן ומאמץ עבורו, ומגבש תפיסה חיובית על הארגון. ההכנות משדרות מסר דומה לצוות הקיים: אנשים חשובים לנו, ואנחנו מתאמצים בשבילם. ואחרון חביב- ההכנות לקראת הגעת העובד מאפשרות גם לך כמנהל להתחיל ברגל ימין, לחשוב מראש על התאמת העובד לתפקיד: מה היתרונות שבגללם קיבלת אותו לעבודה? מהן הנקודות שאותן הוא צריך לחזק? מהן הציפיות שלי מהעובד החדש בשבועות ובחודשים הראשונים בתפקידו?
תכנית חניכה לעובד חדש צריכה להתיחס גם למימד של למידה מקצועית, וגם למימד של הקליטה החברתית של העובד ביחידה, שתגביר את תחושת השייכות והמחויבות שלו לארגון. בתכנון החניכה חשוב לענות על מספר שאלות: מי החנוך המתאים ביותר? מהו קצב הלמידה הצפוי בתחום המקצועי? באילו אמצעי למידה נוכל להשתמש? אילו מפגשים פורמליים ובלתי פורמליים מומלץ לקיים כדי להבטיח קליטה חברתית? איך להכין את הצוות הקיים לקליטת העובד החדש?

שלב שני- מגיעים: היום הראשון בעבודה
אחרי כל ההכנות, הגיע היום הראשון, והעובד סוף סוף מגיע! יש כל כך הרבה דברים שתרצה ללמד אותו, זהירות- לא להציף…
מהתמונה הגדולה לפרטים הקטנים- חשוב לתת לעובד אוריינטציה שתכלול הסבר על החברה, החזון, המטרות, מבנה ארגוני, מקומה של היחידה והתפקיד שלו בתוך הארגון כולו. שיחה כזו מאפשרת לעובד להבין את המערכת הכוללת בתוכה הוא פועל, ולגבש תפיסת תפקיד מותאמת לערכים של הארגון ולמטרותיו.
סיור בחברה- אין טוב ממראה עיניים, ומומלץ להראות לעובד פעילויות מרכזיות בארגון כדי שיוכל לחוות את הדברים ברמה האישית, ולא רק לקרוא עליהם באתר האינטראנט. במהלך הסיור, בבקשה לא לשכוח להראות לו את פינת הקפה, ולהסביר איפה ומתי אוכלים צהריים!
נהלים-מה מדיניות הארגון לגבי שעות הגעה לעבודה? קוד לבוש? פניה למחלקות השונות? מומלץ לתת לעובד סקירה על הנהלים המרכזיים הנוגעים לתפקידו, ותדריכים נדרשים לפעולה בארגון, כגון: בטיחות, מערכות תקשורת, טפסים ואישורים. זהו כמובן רק הפתיח, ולא ניתן כבר ביום הראשון להסביר את כל הכללים והתקנות.
מפגשים אישיים- מומלץ לתכנן פגישות עם מנהלים בכירים ועם שותפים מרכזיים בתפקידו של העובד, כגון עובדי היחידה או ממשקים עיקריים. המפגש האישי יכול להיות קצר ולא מאוד פורמלי, והוא חשוב ליצירת הקשר הראשוני והציפיה להמשך. התכנון חשוב גם כאן, כדי להבטיח זמינות של בעלי התפקידים המרכזיים.
האוירה עושה את ההבדל- תהליך הקליטה יכול להיות עמוס ומתיש או מרגש ומלהיב! אתה כמנהל מכיר את הצדדים המלהיבים בארגון, אלה שגורמים לך לבחור להוביל ולנהל כאן, ואתה מכיר גם את הצדדים הפחות מלבבים, הקיימים בכל ארגון. לא הכל ורוד, אבל גם לא הכל שחור, והיום הראשון הוא לא הזדמנות טובה לרכילות ארגונית, תלונות וקיטורים באוזני העובד החדש.

שלב שלישי- מתחילים: שבוע-שבועיים ראשונים
תכנית החניכה שהכנת מראש מתחילה עכשיו: למידה של ידע ומיומנויות מקצועיות, קליטה חברתית, והטמעה של תרבות ארגונית תוך כדי עבודה.
ידע ומיומנות מקצועית- בעידן הידע, עובדים מקצועיים נדרשים ללמידה מתמדת ושיפור מיומנויות מקצועיות. איך לומדים בארגון שלכם? מהי אסטרטגיית הלמידה המתאימה לעובד החדש? מהם סדרי העדיפויות שאתה כמנהל מציב ללמידה? כמה מהר אתה מצפה ממנו ללמוד את הדברים המרכזיים?
“הנבואה שמגשימה את עצמה” – מחקרים רבים מדגימים את גישת פיגמליון בניהול: כשמנהלים מגיעים עם ציפיות גבוהות מהעובד, הם משקיעים בו יותר: הדרכה, משוב, הזדמנויות לעשייה, ואפילו שפת גוף: רמזים בלתי מילוליים שמשדרים את הציפיה החיובית לעובד. כשהעובד מפנים את הציפיות הגבוהות, מתחזקת תחושת המסוגלות העצמית שלו, ההרגשה של “אני יכול”, שמתגבשת בעקבות הצלחות ולמידה ממודלים מוצלחים (“גם אני התחלתי בדיוק כמוך”). תחושת מסוגלות גבוהה גורמת לעובד להשקיע יותר מאמץ, ובעקבות המאמץ גם הביצועים משתפרים, וכך נוצר אפקט המחזק את עצמו.
הערת אזהרה- האפקט יכול להווצר גם באופן שלילי, כשהמנהל מצפה מהעובד להשגים נמוכים (“ממילא אין לו סיכוי”) והעובד מפנים את הציפיות הנמוכות ופועל בהתאם. כדי ליצור את האפקט החיובי, חשוב לשדר ציפיות גבוהות ואפשריות, כדי לייצר לעובד חוויות הצלחה כבר מהרגע הראשון. (לקריאת מאמר בנושא גישת פיגמליון שפורסם בניוזלטר של משאבי אנוש, ינואר 2012)
הטמעת התרבות הארגונית נעשית בדרכים רבות, אחת מהן בלמידת תהליכי עבודה, כלים ונהלים: “ככה עושים את זה אצלנו”. בשלב הזה, עובד שמגיע ממקום עבודה אחר עלול לטעות בקלות ולומר “למה אתם עושים את זה ככה? אצלנו היו עושים את זה אחרת”. עברו רק ימים ספורים מאז שהגיע, וברמה הרגשית הוא עדיין לא מרגיש שייך למקום העבודה החדש. כמנהל, תוכל לעזור לו אם תפנה את תשומת ליבו לכך שהוא חלק מהחברה, תזמין אותו ללמוד את הדרך שבה עובדים כאן, ותקבע איתו זמן לדון ברעיונות חדשים בהמשך.

שלב רביעי- ממשיכים: החודש הראשון
בשלב הזה תכנית החניכה מתקדמת, ונראה כאילו נכנסנו לשגרה. יתכן שהעובד כבר עצמאי בחלק מהמשימות שלו, ודורש גם ממך פחות תשומת לב ניהולית. זהו זמן טוב לבחון את קצב ההתקדמות ולעשות התאמות נדרשות- האם ניתן להעלות את מורכבות המשימה? את קצב המשימות? האם העובד מקבל מגוון מספיק גדול של משימות וממשיך ללמוד, או שבעקבות עומס העבודה הוא מתמקד רק במשימות שהוא כבר יודע לבצע באופן עצמאי והלמידה שלו מתעכבת? איך מתקדמת ההשתלבות החברתית שלו בצוות?
משוב ותקשורת- לכולנו יש צורך במשוב, לקבל הכרה והוקרה על מה שעשינו, ולשנות כדי התאים את עצמנו לדרישות הסביבה. ילדים ידרשו תשומת לב ומשוב בכל דרך, אם לא בצורה חיובית, הם יעדיפו להתפרץ ולקבל ביקורת שלילית, העיקר לדעת שראו אותם. כעובדים בוגרים למדנו לשלוט בהתנהגות שלנו, אבל הצורך במשוב ובהערכה לא פחת. במהלך החודש הראשון נודעת חשיבות מיוחדת לקבלת משוב מדויק, המשדר לעובד מה הוא עושה טוב וכדאי להמשיך, ומה עליו לשפר.
משוב אפקטיבי:
• הוא משוב שניתן בסמוך ככל האפשר לאירוע
• מדויק וספיצפי (“כשפנית ללקוח א” לעומת “תמיד כשאתה מדבר עם לקוחות”)
• מתאר את ההתנהגות הניתנת לשיפור (“הלכת תוך כדי שהלקוח דיבר איתך, והוא היה נראה כאילו הוא רודף אחריך”)
• אינו שיפוטי (“אתה לא מתייחס יפה וחסר סבלנות ללקוחות”)
• מדגיש את ההשלכות (“איך לדעתך הרגיש הלקוח? החויה שלו תשפיע על ההחלטה אם לבוא אלינו שוב או לא”)
• ונותן אלטרנטיבה לפעולה (“בפעם הבאה, תוכל ללכת לצידו במקום לפניו”)

שלב חמישי- מתבוננים: כעבור רבעון- חצי שנה
בשלב הזה רוב העובדים כבר מתפקדים ברמה השוטפת, ובכל זאת, תהליך הקליטה עדיין לא הסתיים!
העובד עדיין מגבש את תחושת הזהות והשייכות הארגונית, ולעתים קיימים פערים בין מה שנראה כלפי חוץ לבין התחושות של העובד: עובדים שנראים כבר חלק מהמערכת, ובכל זאת לא מרגישים שייכים, ולעומתם עובדים שהארגון עדיין מתיחס אליהם כאל “נקלטים”, למרות שהם כבר מזדהים ומרגישים חלק ממנו.
אם בחודש הראשון היתה לעובד לגיטימציה מלאה לשאול “שאלות של מתחילים”, עכשיו הוא עלול להרגיש פחות בנוח להציג שאלות ראשוניות, דבר שעלול לפגוע בתהליכי הלמידה שלו. לכן נדרשת מהמנהל תשומת לב ובירור עם העובד: באילו תחומים הוא כבר עצמאי? באילו תחומים נדרש חיזוק הלמידה? מהן השאיפות שלו להמשך? מומלץ לקיים שיחת תיאום ציפיות ולקבוע יעדים ברורים להתפתחות מקצועית ואישית, כדי להבטיח המשך תהליך למידה וקליטה אפקטיבי.

שלב שישי- חוגגים: שנה בארגון!
יומולדת שנה זו נקודת ציון משמעותית, זמן לשיחת הערכה ולהסתכלות של העובד ושל הארגון- אז מה היה לנו כאן?
כמו תינוק, שגדל ומשתנה לבלי היכר במהלך השנה הראשונה לחייו, כך גם העובד למד ושינה דברים רבים במהלך השנה הראשונה. ומה קרה לך המנהל? מה אתה למדת מקליטת העובד החדש? אילו חידושים הוא הביא לצוות? אילו שינויים יכול לעשות הארגון בעקבות הלמידה מהעובד ומתהליך הקליטה שלו בתפקיד, בצוות ובארגון?

לקליטה מוצלחת!

תהיו חברותיים, שתפו ברשתות...

סגירת תפריט
דילוג לתוכן